Hay algo en una resplandeciente agenda nueva que me acelera el corazón (tal vez sea la promesa de un nuevo comienzo tranquilo y organizado), pero escribir este artículo me quemó el cerebro, en el mejor de los sentidos. Les pregunté a diferentes expertos en organización y planificación sobre un producto de papel específico y recibí respuestas sobre el tiempo, la vida, las prioridades y el sentido.
Cuando una agenda es funcional en su máxima expresión, te permite “poder decir que sí a las cosas importantes de la vida y también cumplir con tu trabajo”, explica Paige Shockley, organizadora profesional que ayuda a sus clientes a desarrollar sistemas sostenibles para estar organizados. ¿Quién no querría eso?
Una agenda es algo muy personal porque afecta la manera en que usamos nuestro tiempo, que es otra forma de medir unidades de nuestras singularmente preciadas vidas. Cuando la completamos, nos vemos obligados a “tomarnos el tiempo en serio, que es un recurso tan importante”, comenta Shockley. “¿Qué quiero agregar a mi vida y cómo puedo programarlo? Si no completo mi agenda, alguien lo hará por mí”.
“La mejor agenda es una que mires y consultes constantemente”, afirma Katelyn Denning, mentora en cuestiones profesionales y personales para madres que trabajan. “A veces, incluso sugiero comenzar primero con un papel en blanco o un cuaderno viejo para generar el hábito y luego invertir en la hermosa agenda, una vez que te hayas demostrado que tienes el hábito de planificación”.
Una vez que estés listo para actualizarte, debes comenzar por lo siguiente:
Mejor para estudiantes: agenda académica tradicional
DayMinder de At-a-Glance de Staples
Leslie Josel es propietaria de Order Out of Chaos, una empresa de coaching que ayuda a estudiantes y a sus padres a planificar. “Esto es lo que les digo a los estudiantes”, dice Josel. “Está bien que sepas lo que debes hacer, pero una agenda académica adecuada te ayuda a visualizar lo que sigue para que puedas planificar y administrar los compromisos, y saber cuándo tienes tiempo para ocuparte de ellos”.
En otras palabras, “debes poder visualizar tu tiempo para aprender a administrarlo”, sostiene Josel, y señala que una agenda académica es una herramienta ideal para ayudar a los estudiantes a ver los días, semanas y meses siguientes. “No puedo contar las veces que he oído a un estudiante decir: ‘Necesito ver todo en un solo lugar’. Visualizar nos ayuda a planificar, priorizar y mantener el enfoque”.
Con la agenda DayMinder de At-a-Glance, gracias a los bloques diarios sin renglones, además de las referencias al calendario de los meses pasados, actual y futuros, los estudiantes (¡y cualquiera!) pueden visualizar un panorama tanto a corto como a más largo plazo.
Mejor para perfeccionistas: una agenda con espacio para los detalles
Agenda Day Designer de Staples
Si tener todo con fechas, horarios y preferentemente codificado por color te hace sentir que tienes la vida bajo control, esta es ideal para ti. Una agenda con todos los detalles habidos y por haber, como la Day Designer, te permite tener en cuenta tanto el panorama general como los detalles. Busca agendas con características que sean significativas para ti, como listas de verificación de tareas pendientes, espacio para las prioridades de cada semana, así como espacio para notas y agradecimientos.
Pero no mantengas tu agenda demasiado prolija. ¡Denning te recomienda encarecidamente que “evites la prolijidad!”. Se trata de un trabajo en curso.
“Se supone que debe ser tu cerebro plasmado en papel”, afirma. “¡Agrega notas, color, garabatos y casillas de verificación! No debe ser prolija y perfecta. Tu agenda quiere que la usen”.
Y si omites un día o una semana, o incluso un mes, aún puedes regresar. “Mientras aprendes a ser constante, esa parte también puede ser un poco desprolija”, comenta Denning. “Y está bien”.
Mejor para espíritus libres: una agenda con hojas lisas
Agenda semanal y mensual dream.plan.do. de Staples
Cuando se trata de elegir una agenda para ella misma, Denning se inclina por una agenda sin fechas.
“Quiero tener la posibilidad de comenzar y finalizar cuando lo necesito”, cuenta. “Y no quiero que me ‘castiguen’ por dejar de planificar durante una semana cuando estoy de vacaciones o cuando simplemente necesito un descanso. Las opciones sin fechas me permiten completar todas las páginas”.
Denning se toma el tiempo de escribir sus horarios todos los días, lo que la ayuda a determinar cómo usará su tiempo y energía.
También sugiere a sus clientes que usen sus agendas a nivel semanal o mensual. Esta planificación más general tiene que ver con elegir prioridades y áreas de enfoque. Hazte preguntas como: ¿cuáles son los proyectos y objetivos en los que quiero avanzar esta semana? ¿Cuáles son las próximas fechas límite y entregas que debo cumplir? ¿Mi semana incluye muchas actividades? Y, ¿cuánta energía les voy a dedicar?
“Tomarme ese tiempo para previsualizar y planificar en función de mi tiempo y energía es muy empoderante, y me encanta la forma en que la agenda obliga a mi cerebro a tranquilizarse y tomarse ese tiempo adicional para planificar”, dice Denning.
Mejor para todos: la que te resulte hermosa y útil
La apariencia y el estilo de una agenda es muy personal. Me encantan las agendas con mucho espacio en blanco. Para mí, es fundamental que tenga espacio para notas, volcado cerebral y garabatos. Según mi estado de ánimo, he elegido agendas con tapa con flores y colores intensos, y minimalistas con figuras geométricas. La voy a mirar casi todos los días y la voy a llevar conmigo a casi todos lados, así que cuanto más me guste, mejor.
“Cuando una agenda es funcional en su máxima expresión, te permite ‘poder decir que sí a las cosas importantes de la vida y también cumplir con tu trabajo’”.
Según Shockley, sabes que una agenda te sirve cuando miras el día, la semana o el mes siguientes y “te sientes despreocupado, relajado y feliz”.
Shockley te insta a que te preguntes: “¿Las actividades que tengo programadas suman a lo que quiero para mi vida?”. Si puedes responder que sí, estás usando tu agenda de manera adecuada.
CRÉDITO DE LA FOTO: Cortesía de Staples
